Al giorno d’oggi è quasi impossibile pensare di lavorare senza utilizzare in qualche modo il computer. Chi più, chi meno, quasi tutti ormai gestiscono i loro documenti in modo informatizzato, fanno ricerche online per lavoro, senza contare coloro che direttamente dell’informatica hanno fatto una base della propria occupazione.
Proprio per questo abbiamo reputato interessante e, perché no?, curioso scrivere un articolo su alcuni di quei programmi, applicazioni, utilities che possono renderci più semplice lavorare online e su computer.
Non è semplice scegliere tra la grande quantità di strumenti di lavoro che il web ci mette a disposizione, tenendo conto del fatto che ognuno ha personalmente le proprie metodologie quando si parla di gestione del tempo e delle task, di organizzazione del lavoro, di rapporto con i colleghi e partners progettuali. Ad ogni modo abbiamo tentato di fare una cernita di quelli che sono gli strumenti più utili ed interessanti.
Gli strumenti di Google
Non potevamo che iniziare parlando della maggiore (nonché di alto livello) suite di strumenti presente in rete: quella che Google mette gratuitamente a disposizione degli utenti che abbiano un account Google, composta da una quantità di applicazioni ed utilities davvero enorme.
● Google Docs (Documents): è uno degli strumenti maggiormente utilizzati, perché permette di salvare documenti dal proprio computer all’interno dello spazio web messo a disposizione da Google gratuitamente (ca 1Gb), con possibilità di estenderlo passando ad una versione a pagamento. Docs supporta i formati di file più comuni, quali doc, xls, ppt, odt, ods, etc. Inoltre, grazie ad un editor si possono anche creare documenti da zero. Uno dei fattori che rendono Google Docs uno strumento molto interessante è la possibilità di condividere i propri documenti con altri utenti che, se si indicano come “collaboratori”, a loro volta possono modificare in tempo reale il documento.
● Gmail: è l’account di posta professionale per eccellenza grazie alle molte funzioni che permette di avere. Possiede infatti un ottimo filtro anti-spam, un eccellente strumento di ricerca all’interno dei messaggi ricevuti ed inviati, una chat con testo, voce o video integrata nell’interfaccia della mail, la possibilità di classificare i messaggi tramite etichette e filtri, ed un altissimo livello di protezione dati.
● Google Calendar: si tratta di una delle agende più diffuse ed interattive della rete. Può essere consultato sia online che offline e la sua particolarità sta nella possibilità di scegliere di condividere i propri eventi con altri utenti, nonché in quella di poter aggiungere al proprio Calendar eventi trovati in rete.
● Google Analytics: celebre strumento che ci permette di monitorare le statistiche di accesso ai nostri spazi sul web, che siano essi siti o blog, analizzando i punti di accesso, le parole chiave, il tempo trascorso sulle nostre pagine e molte altre informazioni.
● Google Groups: si tratta di uno strumento per creare gruppi di interesse o di lavoro all’interno di Google. Il creatore del gruppo decide chi può farne parte e la privacy delle discussioni.
● Google Translate: è l’utility messa a disposizione da Google per tradurre testi da e in moltissime lingue straniere. E’ uno strumento in continuo miglioramente anche grazie al contributo degli utenti.
● Google Alert: questo strumento permette di monitorare argomenti e termini di ricerca impostadoli semplicemente e ricevendo i risultati via mail.
● Google Desktop: uno strumento che permette la ricerca all’interno del nostro computer tramite parole chiave con lo stesso funzionamento di quella del motore di ricerca sul web.
Altri strumenti utili
Come abbiamo visto, gli strumenti messi a disposizione da Google sono molti e di alto profilo, ma in rete se ne trova una quantità davvero incredibile.
Lavoro…social: SlideShare e Delicious
Di solito quando in ufficio si sente parlare di “social”, i capi storcono il naso, perché immediatamente il termine viene associato ai social network, al divertimento e quindi alla perdita di tempo. Non affrontando il discorso su quanto questa chiusura sia a nostro avviso erronea, proponiamo due eccellenti strumenti che ci aiutano nel nostro lavoro e possono essere importanti per l’azienda, mantenendo al contempo una base social: SlideShare e Delicious.
● SlideShare: si tratta di una piattaforma davvero interessante per il mondo aziendale, ed in generale per quello lavorativo, essendo creata appositamente per la condivisione di presentazioni e documenti. Ogni utente (o azienda) ha a disposizione un profilo con tutte le informazioni utili ed uno spazio per caricare le proprie presentazioni, siano esse tutorial, progetti, corsi o semplici spiegazioni. Gli altri utenti della rete SlideShare hanno la possibilità di seguire il canale che reputano interessante, di scaricare le presentazioni, commentarle sul profilo o metterle tra i favoriti. Una delle funzioni più importanti è quella che permette di inserire la presentazione all’interno di pagine web tramite un codice fornito direttamente dalla piattaforma. Ogni profilo è corredato da mini-statistiche che informano sulle visite, le letture ed i download. Se si vogliono più dati statistici e/o più spazio di archiviazione si ha la possibilità di passare ad un account PRO.
Se volete venirci a trovare, il nostro account è questo: TLC Web Solutions on SlideShare
● Delicious: questa piattaforma offre un servizio di “social bookmarking”, ovvero dà la possibilità di salvare su un proprio profilo aperto gratuitamente i link della rete ritenuti interessanti e di scegliere se condividerli con gli altri utenti. All’interno è presente una casella di ricerca per curiosare in tutti i bookmarks degli utenti di Delicious e navigare sui profili di coloro con interessi simili ai nostri. I link che salviamo durante le nostre ricerche sono classificabili tramite tag in modo da renderli ordinati e semplici da ritrovare per argomento.
E se per caso il vostro ufficio fosse illuminato in quanto a social media e l’utilizzo di Facebook fosse permesso, se non incoraggiato, perché non utilizzare uno dei nuovi Facebook Groups per creare un gruppo aziendale? Oltre alla condivisione vi sarà la possibilità di modificare testi da parte di più componenti del gruppo, di lasciare commenti e di avere una chat dedicata al gruppo.
Organizer, calendari, agende e…Post-it
Se siamo stufi di usare gli strumenti messi a disposizione da Google, possiamo comunque avere delle valide alternative per quel che riguarda la gestione del nostro tempo. Un esempio è il calendario da desktop firmato Apple: iCalendar si integra anche con i calendari ai quali ci si abbona online, permettendo così di avere una visione totale degli impegni e degli eventuali conflitti tra loro.
Non può mancare in questa lista l’applicazione open source firmata Mozilla, ovvero Sunbird. Essa gestisce calendari, memo, agenda e contatti e può essere integrata con la posta tramite Thunderbird. Interessante la possibilità di estenderne le funzioni tramite componenti aggiuntivi.
Altri esempi di calendari ed agende in rete sono “Memo to me”, attivo dal 1998, e “30 Boxes”.
Per la produttività, soprattutto se si è oberati di lavoro e si tende a dimenticare sempre qualcosa, esistono applicazioni apposite che permettono di stilare checklist, prendere appunti, tenere a mente idee.
Uno dei migliori è sicuramente Evernote, utilizzabile sia sul web, sia da desktop con sincronizzazione tra i due. Evernote permette di salvare appunti dalla rete direttamente sul computer in caso vogliate consultarli offline, creare note e checklist in modo molto semplice.
Se siete smemorati o rimandate sempre qualcosa, ma allo stesso tempo non amate attaccare foglietti volanti nel vostro spazio di lavoro, perché non farlo sul desktop del computer oppure direttamente online? Esistono moltissimi software e piattaforme per far sì che non dimentichiate più nulla grazie a pratici post-it virtuali. Tra tutti quelli online vi segnaliamo Linoit, Jjot e Listhings, mentre se volete utilizzare e consultare offline i vostri appunti potete scaricare piccoli software come per esempio Pnotes.