La Posta Elettronica Certificata: uno strumento indispensabile per il tuo lavoro
Il meccanismo della PEC prevede un’attestazione da parte del gestore sia del mittente che del destinatario di avvenuto invio e ricezione della mail, che per questo motivo ha una certificazione legale.
Perché è importante?
Il Decreto Legge n. 185 del 29/11/2008, convertito nella legge n. 2 del 28/01/2009, ha reso obbligatorio l’uso della Posta Elettronica Certificata ed analoghi indirizzi per le nuove aziende e per quelle già costituite, per i professionisti iscritti ad albi e per la Pubblica Amministrazione, che di conseguenza dovranno dotarsi di questo strumento per le comunicazioni ufficiali, i contratti, le ricezioni di ordini e le fatture.
Le nuove aziende hanno l’obbligo di comunicare un indirizzo di posta certificata al momento dell’iscrizione al Registro delle Imprese.
I professionisti hanno invece un anno di tempo per comunicare il proprio indirizzo di PEC.
Le aziende già costituite hanno tre anni di tempo dall’entrata in vigore della legge per comunicare la propria casella di posta elettronica certificata al Registro delle Imprese.
Per tutti i cittadini è a disposizione la possibilità di fare richiesta gratuita di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata, ma esso varrà soltanto per le comunicazioni scambiate con la Pubblica Amministrazione e non per quelle inviate a privati o a professionisti ed aziende.
Come funziona?
I messaggi inviati con Posta Elettronica Certificata vengono scambiati tra due caselle di posta (e quindi due domini) certificate ed il mittente viene avvisato dell’avvenuta consegna del messaggio con indicazione di ora e data precisa.
Nello specifico:
● il mittente possessore di una casella di posta certificata invia un messaggio ad un altro utente possessore di un indirizzo certificato;
● il messaggio viene raccolto ed imbustato dal gestore del dominio certificato, che rende univoco ed inalterabile il messaggio;
● a questo punto il gestore del dominio del mittente invia il messaggio al gestore del dominio del ricevente, che lo invia al destinatario;
● quando il messaggio arriva al destinatario, il dominio di posta certificata di quest’ultimo genera una ricevuta di accettazione che viene inviata al mittente, così informato dell’avvenuta spedizione.
I vantaggi della PEC per le aziende
La Posta Elettronica Certificata si pone come un nuovo strumento che vuole venire in aiuto ad aziende e professionisti per integrare in sicurezza e valore legale i metodi al momento maggiormente utilizzati, ovvero quelli informatici, di scambio di informazioni e di comunicazione.
I vantaggi sono numerosi:
● risparmio nelle comunicazioni: non vi sarà più bisogno di inviare in modo cartaceo lettere tramite raccomandata postale con ricevuta di ritorno;
● estrema velocità nello scambio di messaggi: i tempi di consegna sono praticamente nulli rispetto al canale di consegna postale;
● privacy delle comunicazioni garantita, in quanto lo scambio avviene in ambiente protetto con utilizzo della crittografia;
● validità legale: PEC impedisce le contestazioni per ciò che riguarda invio e ricezione di e-mail; un messaggio inviato tramite casella certificata conserva la traccia dei suoi movimenti, con date ed orari, ed ha valore legale;
● registrazione degli invii: nel caso il mittente dovesse smarrire le ricevute, i movimenti delle comunicazioni vengono conservati, in base al Decreto, per 30 giorni nel registro informatico dei gestori della propria PEC;
● assenza di virus e spam: il controllo sulla posta indesiderata è maggiore.
La nostra offerta
E’ chiaro a questo punto che in un futuro abbastanza vicino dovremmo dotarci tutti di questo nuovo ed importante strumento, che d’altronde porta con sé i propri vantaggi sostanziali.
Avete già pensato a come gestire questo obbligo per la vostra azienda?
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